Spencer Distribusjon AS («Spencer», «vi», «oss») er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med sporingstjenesten på spencer-spor.com og våre transporttjenester. Denne erklæringen beskriver hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør det, og hvilke rettigheter du har etter personopplysningsloven og GDPR.
1. Behandlingsansvarlig
Spencer Distribusjon AS
E-post: bh@spencerdistribusjon.no
2. Hvilke opplysninger vi behandler
For å levere sporings- og transporttjenestene behandler vi blant annet:
- Sendingsinformasjon (sendingsnummer, avsender, mottaker, adresser, postnummer, kolli, vekt og mål)
- Kontaktopplysninger til avsender og mottaker (navn, telefon, e-post)
- Leveringsbevis (POD): signatur, navn på mottaker, bilder og GPS-posisjon ved levering
- Tidsstempler for henting, lasting, transport og levering
- Tekniske opplysninger om enheten din (IP-adresse, nettleser, tidspunkt) når du bruker tjenesten
3. Formål og rettslig grunnlag
- Gjennomføring av transportoppdrag – nødvendig for å oppfylle avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b) eller berettiget interesse (bokstav f) når mottaker bruker sporing.
- Dokumentasjon av levering (POD) – berettiget interesse og rettslig forpliktelse knyttet til transportansvar.
- Kundeservice og kommunikasjon – berettiget interesse i å besvare henvendelser.
- Regnskap og bokføring – rettslig forpliktelse etter bokføringsloven.
4. Sporing og innsyn
Sporingssiden krever sendingsnummer og mottakers postnummer. Dette fungerer som en enkel tilgangskontroll slik at kun de som har legitim grunn kan se sendingsdetaljene. Vi anbefaler at sendingsnummer ikke deles offentlig.
5. Mottakere og databehandlere
Opplysninger kan deles med våre underleverandører som leverer IT-drift, hosting, kart- og posisjonstjenester. Alle databehandlere er underlagt databehandleravtale. Opplysninger utleveres til offentlige myndigheter dersom vi er rettslig forpliktet til det.
6. Lagringstid
Sendings- og leveringsdokumentasjon lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen og minst i den perioden bokførings- og transportlovgivningen krever (normalt inntil 5 år). Tekniske logger slettes løpende.
7. Sikkerhet
Vi benytter tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger, herunder kryptert overføring (HTTPS), tilgangsstyring og logging.
8. Dine rettigheter
- Innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
- Retting av uriktige opplysninger
- Sletting når lovlig grunnlag ikke lenger foreligger
- Begrensning og innsigelse mot behandling
- Dataportabilitet der det er aktuelt
- Klage til Datatilsynet (datatilsynet.no)
Henvendelser sendes til bh@spencerdistribusjon.no.
9. Endringer
Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenesten eller regelverket. Gjeldende versjon publiseres alltid på denne siden.